Kako smanjiti troskove u firmi

Korisno za firme /

Prepoznajte „otpad“ u radu Vaše firme i smanjite troškove 30% tako što ćete ga eliminisati ili svesti na minimum. Aktivnosti koje ne povećavaju vrednost proizvoda ili usluge (a Vas skupo koštaju) su otpad (waste). Otpad-aktivnosti radite iz navike, ili zato što se „oduvek tako radilo“. Često ni ne znate zašto se rade.

 

Pokazaćemo vam kako da se zagledate u sve što radite i uz malo truda, smanjite svoje troškove.

Kako smanjiti troškove eliminisanjem 8 vrsta otpada

Kada bi Vaš kupac mogao da posmatra proces rada koji dovodi do proizvoda ili usluge koju kupuje, šta bi bio spreman da plati ??

Kako smanjiti troškove u firmi

Aktivnosti koje Vas puno koštaju, a NE dodaju vrednost proizvodu i koje Vaš kupac ne želi da plati se zovu OTPAD (engleski: Waste). Ako želite, ovaj članak možete pročitati na Engleskom jeziku, klikom na link „Expanses in a business – 8 wastes you can quickly eliminate„.

Pokazaćemo Vam kako da ih pronađete i eliminišete. Smanjićete troškove do 30%!

Pogledajte 8 vrsta otpada – nepotrebnih troškova koje imate

Vas košta:

  • magacin,
  • magacioner,
  • greške u radu,
  • vreme zaposlenih,
  • gorivo za transport….

Sve to ugrađujete u prodajnu cenu koju Vaš kupac plaća, a da to ni ne zna.

Koliko stvarno vremena Vaša firma radi na samom proizvodu, a koliko vremena trošite na aktivnosti koje ne povećavaju vrednost proizvoda?

 

VREME JE NOVAC, NE ZABORAVITE!

U daljem tekstu ćemo posmatrati proces rada iz perspektive kupca. To je osnovna premisa Lean Six Sigma filozofije i jedini pravi odgovor na pitanje KAKO SMANJITI TROŠKOVE.

Sve aktivnosti (baš sve što radite) se mogu podeliti u tri grupe:

  1. VA =Value Added: Aktivnosti koje dodaju vrednost proizvodu ili usluzi (sečenje materijala, fakturisanje, kopanje temelja, izrada plana puta, obrada maila, farbanje tkanine….)
  2. NVA =Non Value Added: Obavezne aktivnosti koje ne dodaju vrednost (knjigovodstvo, izrada ugovora, višestruko potpisivanje hipotekarnog kredita….)
  3. Waste=Otpad: Aktivnosti koje ne moraju da se rade i nepotrebne su.
Podela aktivnosti prema vrednosti koja se dodaje - VA, NVA i OTPAD

Svega 5 – 30 % vremena Vašeg rada dodaje vrednost proizvodu

Sve ostalo su NVA i otpad.

Praksa je pokazala da u ukupnom vremenu rada, VA30% je u automatizovanim fabrikama. 5% i manje je u birokratijama.

Menadžeri koji nisu usvojili Lean filozofiju, se isključivo bave optimizacijom tih 5-30% aktivnosti.

NAPADNITE 70-95% NVA I OTPAD jer TU SE KRIJU OGROMNE UŠTEDE

Eliminisati otpad u poslovanju da bi se smanjili troškovi

Kako bez ulaganja smanjiti troškove u firmi ?

Kako smanjiti troškove u firmi bez dodatnih ulaganja

Prvi korak je da analizirate šta sve radite i kako radite.

  1. Pronađite i eliminišite otpad, tu su najveći gubici
  2. Skratite aktivnosti koje ne dodaju vrednost proizvodu ali su neophodne (najčešće zakonski obavezne)
  3. Na kraju optimizujte aktivnosti koje dodaju vrednost.

8 vrsta otpada - rad koji vas košta a ničemu ne služi

8 vrsta otpada u firmi i kako smanjiti troškove smanjujući otpad

Aktovnosti koje ne povećavaju vrednost proizvoda iz perspektive kupca su:

TIM WOODS

 

T ransportation

I nventory

M otion

W aiting

O verproduction

O verprocessing

D effects

S kills

TRANSPORT

Prevoz i prenos robe i materijala je transport. Troškovi zavise od daljine i brzine.

Postoje mnogi načini da smanjite troškove transporta, navodimo nekoliko:

Smanjite troškove eliminisanjem nepotrebnog transporta

Kako smanjiti troškove eliminisanjem (minimiziranjem) transporta?

 

  • Koristite železnički i brodski transport
  • Zbirni transport je uvek najjeftiniji
  • Planirajte vreme i način unapred
  • Uvedite vizuelni menadžment
  • Jednom mesečno proverite ponudu prevoznika
  • Autsorsujte ceo proces skladištenja i prevoza firmi za logistiku

Vašeg kupca ne zanima kako Vi organizujete transport . Njega zanima cena i kvalitet onoga što kupuje od Vas, bez obzira da li je to proizvod ili usluga. Cena zavisi od Vaših troškova. Ako želite da ostanete konkurentni i smanjite troškove, minimizirajte trošak transporta.

ZALIHE

Zalihe su zarobljen novac - poslujte bez zaliha da biste smanjili troškove

Zalihe su poluproizvodi, kancelarijski materijal, gotovi proizvodi, sirovine, pomoćna sredstva, kalupi… Vaš novac je zarobljen u zalihama. Dodatni troškovi su: zakup prostora, plate magacionera, polise osiguranja, režijski troškovi, obezbeđenje…

Menadžeri vole zalihe. Nije njihov novac zarobljen, a manje glavobolja imaju. Uvedite Lean obuku da bi svi Vaši zaposleni shvatili da je firma koja posluje sa velikim zalihama nestabilna jer gubi potencijalni profit i kupce.

Kako smanjiti troškove eliminisanjem zaliha?

 

Koristeći Lean alate za smanjenje zaliha:

povećajte svoj profit bez dodatnih ulaganja.

Napomena: na gornjim linkovima smo za Vas izdvojili članke koji na jednostavan način objašnjavaju navedene alate.

KRETANJE

Kretanje se razlikuje od transporta. Kretanje se odnosi na ljude. Hodanje, saginjanje, podizanje, protezanje ka nečemu i sve vrste mikro-pokreta čine kretanje.

Odvojite nekoliko sati i pažljivo posmatrate svoje zaposlene, zapanjićete se koliko vremena se gubi na kretanje.

Primer iz prakse:

Jedan fotokopir aparat koristi 7 šalterskih radnika i 5 kancelarijskih službenika. Svako ga upotrebi u proseku 9 puta dnevno. Prosečno rastojanje je 16 metara. 

 

Godišnje tih 12 zaposlenih utroši 157,2 h na odlaženje i vraćanje.

To košta 62,880 din!

Kako smanjiti troškove eliminisanjem kretanja?

 

SAVET: zamislite taksimetar iznad svakog zaposlenog. Uključite ga svaki put kada primetite kretanje i izračunajte koliko novca gubite na nepotrebnu aktivnost. Kako smanjiti cenu?

Kretanje Motion 2

Postoje tehnike za optimizaciju kretanja. Cilj je da se Vaš tim kreće kao pit-stop ekipa u Formuli 1.

ČEKANJE

Čekanje nastaje kada se rad zaustavi jer prethodna aktivnost nije završena ili nedostaju materijali, alati, uputstva, potpisi… Konkretno, čekanje kao trošak se pojavljuje kada:

Čekanje u radu spada u trošak i treba ga eliminisati
  • poluproizvodi, mašine, alati, materijali stoje i čekaju da se prethodna faza rada završi;
  • ljudi ne mogu nastaviti posao bez odobrenja, uputstva, potpisa, nedostatka materijala, sredstava za rad, kašnjenja u transportu…;
  • gotovi proizvodi se gomilaju u magacinu iz kog se ne prodaje nego se samo radi otprema;
  • oprema za rad se ne koristi.

Kako smanjiti troškove eliminisanjem čekanja?

 

Kada god postoji čekanje, znači da rad nije izbalansiran. Određene faze su uska grla dok ostatak resursa koji koštaju ne radi ništa. 

Postoje dva načina kako smanjiti troškove proizašle iz ovog tipa otpada:

  1. Izbalansirajte proces rada korišćenjem Lean metoda i kroz Six Sigma projekte,
  2. Uposlite kapacitete koji imaju višak vremena.

PREKOMERNA PROIZVODNJA

Rad uložen u izradu viška proizvoda u odnosu na potrebe tržišta je peti tip otpada. 

U cilju iskorišćenja kapaciteta, da bi se eliminisalo čekanje, proizvodi se ono što nije potrebno. Usled toga, stvaraju se dodatni tipovi otpada: transport, zalihe i kretanje.

U prethodnom delu smo napisali da je jedan od načina balansiranja procesa rada upošljavanje kapaciteta koji čekaju. Menadžeri koji nisu prošli lean obuku daju naloge za prekomernu proizvodnju jer smatraju da im je glavni posao da kapaciteti ne stoje.

 

Posledice prekomerne proizvodnje su:

  • Nastajanje zaliha i troškova vezanih za skladištenje
  • Smanjivanje operativnog kapitala
  • Gubitak profita zbog prodaje na sniženjima
Prevelika proizvodnja - trošak koji nastaje jer tržište ne traži robu

Kako smanjiti troškove eliminisanjem prekomerne proizvodnje?

 

Da biste zaista smanjili troškove bez stvaranja novih gubitaka, možete da:

  • ljude obučite da rade više vrsta poslova. Time rešavate tri problema- smanjujete zagušenja na uskom grlu, ne proizvodite više nego što je potrebno i eliminišete čekanje;
  • uvedete inovativne proizvode;
  • smanjite kapacitete;
  • osvojite internet tržište izradom web sajta za online prodaju.

DETALJISANJE

Ulaganje više rada u proizvod ili uslugu nego što je kupcu potrebno je nepotreban trošak.

Podjednako je zastupljen i u uslužnom i u proizvodnom sektoru. Birokratije su tipičan primer koji svi znamo. 

Primeri iz prakse:

  • višestruko potpisivanje
  • dupli mailovi sa istim uputstvima
  • nepotrebne kontrole
  • delovi proizvoda koji kupcima ne trebaju
  • alati previsoke preciznosti
  • skupe mašine za jednostavnu proizvodnju (donja slika)
Overprocessing - nepotrebno detaljisanje kao trošak poslovanja

Kako smanjiti troškove eliminisanjem detaljisanja?

 

Analizirajte proces rada i kvalitet proizvoda i usluge koju pružate IZ PERSPEKTIVE KUPCA i lako ćete uočiti potencijalne uštede.

Najveća prepreka u smanjenju troška vezanog za ovu vrsu otpada je rečenica „Pa oduvek smo tako radili“. Borite se protiv toga.

DEFEKTI

Greške u radu stvaraju vidljive i nevidljive troškove. Posledice postojanja grešaka u radu dovode do nastanka „Skrivene fabrike„.

Defects Otpad kao Lean Waste

Skrivena fabrika Vam guta 20-40% profita!

Proizvodi i usluge sa greškama zahtevaju doradu ili postaju škart. Postojanje defekata stvara potrebu za kontrolom, koja takođe košta.

Što se greška kasnije otkrije u lancu proizvodnje i prodaje, to je skuplja. Najgore je kada kupac otkrije grešku.

Kako smanjiti troškove eliminisanjem defekata?

 

Six Sigma obučeni stručnjaci kroz projekte će eliminisati greške u radu. Pronaći će uzroke, osmisliti procedure i standardizovati rad tako da skrivena fabrika nestane iz Vašeg biznisa.

NEKORIŠĆENJE POTENCIJALA ZAPOSLENIH

Nekorišćenje znanja, talenata i sposobnosti zaposlenih je najveći potencijal za uštede.

U mnogim firmama od zaposlenih se očekuje da prate procedure i ostvaruju zacrtane im ciljeve bez ikakvog „pametovanja“.

 

  • Da li Vaši saradnici imaju slobodu da Vam predlože izmene, daju mišljenje i kritikuju?
  • Da li pratite njihov rad tokom celog dana i korigujete bilo kakvo odstupanje od zacrtanog?

Ako je odgovor „da“, Vi se bavite mikromenadžmentom. Naziv takve organizacione strukture je vojna hijerarhija (ili birokratija). Tri ozbiljne posledice nastaju usled toga:

  1. Konstantno nezadovoljstvo zaposlenih,
  2. Trošenje Vaše energije i vremena,
  3. Nekorišćenje potencijala koji svaka osoba donosi u firmu.

Ljudi koji rade posao najbolje znaju šta bi trebalo izmeniti. Oni su najdragoceniji izvor sugestija. Bez obzira da li je u pitanju proizvodni ili uslužni sektor, ako ne slušate zaposlene uskraćujete svojoj firmi profit.

Kako smanjiti troškove i pri tom povećati zadovoljstvo kupaca - zaključak

Recept da smanjite troškove i povećate zadovoljstvo Vaših kupaca, klijenata, mušterija je jednostavan:

Kupac je kralj !!

SVE ŠTO RADITE POSMATRAJTE OČIMA VAŠEG KUPCA !

Iznova i iznova se zapitajte:

  • Da li bi ovo moj kupac platio?
  • Da li ovo što radimo doprinosi da kupac bude zadovoljniji i ostane nam lojalan?

Ako niste sigurni, ili je odgovor NE, promenite nešto.

 

U svetu su razvijene metode i alati koji će i Vama pomoći da sagledate nepotrebne aktivnosti i eliminišete ih (ili višestruko smanjite).

Oslobodite vreme rada za aktivnosti koje stvarno donose vrednost Vašem kupcu.

 

Da biste uspešno pronašli potencijalne uštede, smanjili aktivnosti koje ne donose vrednost ali su obavezne i eliminisali aktivnosti koje su nepotrebne, preporučujemo da angažujete profesinalce za optimizaciju rada.

Za sva pitanja, pošaljite nam mail i pomoći ćemo Vam besplatnim savetima.